Proses Lelang Tender

Suatu Proyek Konstruksi yang akan dibangun akan dibuka proses lelang / tender, dimana pengumumannya akan diumumkan melalui internet, koran, ataupun rekanan dari owner dan media lainnya. Proses lelang proyek konstruksi terdiri dari :

1.  Pengambilan Dokumen Lelang

Pengambilan dokumen lelang harus diteliti kebenarannya dan kelengkapannya dengan merinci dalam tanda terima dokumen lelang, hal ini penting agar dapat dijadikan sebagai dokumen kontrol pada proses internal perusahaan.

2.   Pembentukan Team Pelaksana Lelang (TPL)

Pembentukan Tim Pelaksana Lelang sesuai dengan kebutuhan SDM yang memiliki kopetensi sesuai dengan ketrampilan untuk melakukan kegiatan estimasi biaya sesuai dengan persyaratan yang berlaku.

3.   Membaca dan Mempelajari Dokumen Lelang

Dalam proses ini merupakan kegiatan penting dalam upaya mempelajari dan memahami dokumen proyek sehingga dapat dibuat catatan-catatan penting yang perlu dikonfirmasikan saat mengikuti penjelasan / aanwijzing kantor atau lapangan berkaitan dengan dokumen-dokumen sbb :

1.   Bill of Quantity (BQ)

2.   Technical Spesification (Spek Teknis)

3.   Drawing (Gambar)

4.   Aggrement, General & Spesial Condition of Contract (Surat Perjanjian, Spesifikasi Umum &    Khusus)

5.   Attachement (Lampiran)

6.   Addendum

7.   Peraturan Terkait

4.   Aanwijzing Kantor & Lapangan

Mengikuti kegiatan aanwijzing merupakan kegiatan penting untuk mendapatkan kejelasan terhadap hal-hal sebagai berikut  :

1.   Kelengkapan Dokumen yang perlu dipenuhi

2.   Konfirmasi hal-hal yang belum jelas agar ada persamaan presepsi dengan pihak panitia / owner

3.   Usulan-usulan perubahan terhadap spesifikasi, waktu pelaksanaan sehingga proyek dapat dikerjakan        dengan baik dan tepat waktu

4.   Memahami secara akurat kondisi lapangan yang akan dibangun, yang berkaitan dengan  :

     a.   Kondisi lingkungan proyek (sosial budaya, medan kerja, dan lainnya)

     b.   Akses jalan masuk area proyek

     c.   Kelayakan jalan logistik dan upaya maintenance/memperbaikinya

     d.   Keamanan lokasi

     e.   Kondisi Tanah, dll

5.   Mempelajari Lebih Mendalam Dokumen Lelang

Kegiatan dalam proses ini adalah mendalami lebih rinci berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut :

1.   Kesesuaian BQ dengan gambar, spesifikasi dan dokumen lainnya

2.   Identifikasi lingkup pekerjaan (batasan-batasan dalam paket pekerjaan/proyek)

Kegiatan ini dilakukan dengan melalui work breakdown struktur (WBS) sehingga secara akurat dapat    diketahui batasan lingkup pekerjaan yang ada dalam setiap paket proyek yang terkait dengan  :

a.   Rincian Bill of Quantity (BQ) / WBS (Paket pekerjaan)

b.   Perhitungan volume pekerjaan

c.   Gambar Detail / Sketsa

d.   Dokumen untuk pengadaan subkontraktor dan supplier.

WBS adalah pedoman pengelompokan dari unsur-unsur proyek yang mengatur dan menetapkan lingkup totak dari proyek. Pekerjaan diluar WBS adalah diluar lingkup proyek, seperti halnya scope statement WBS sering kali dipergunakan untuk mengembangkan dan menjelaskan pengertian umum dari lingkup proyek.

6.   Survey Lapangan Detail

Kegiatan ini merupakan kegiatan survey secara mandalam dokumen lelang seperti diuraikan dalam point 5. Hasil survey ini akan dipergunakan sebagai referensi metode pelaksanaan pekerjaan, merencanakan site plan, mengetahui pekerjaan-pekerjaan penunjang yang diperlukan seperti jembatan sementara, bangunan bantu lainnya, perbaikan jalan akses dll. dalam survey ini dapat jg untuk mengklarifikasi data-data teknis seperti penyelidikan tanah, komposisi material di quarry, keberadaan sumberdaya lainnya, seperti alat, tenaga kerja, material, bahan material alam termasuk biaya untuk mendapatkan sumber daya tersebut (upah tenaga, harga satuan, dll)

7.   Perhitungan Volume

Kegiatan ini untuk melakukan perhitungan dan pengecekkan perhitungan volume pekerjaan terhadap volume scope yang ada dalam BQ dan diperlukan perhitungan volume pekerjaan yang merupakan pekerjaan penunjang seperti jembatan darurat, jalan akses, dll.

Perhitungan volume ini harus dilakukan secara cermat, akurat dan tertelusur sesuai dengan WBS yang direncanakan sehingga tidak terjadi kesalahan kurang perhitungan atau duplikasi perhitungan. Apabila ada perubahan gambar / spesifikasi maka dengan mudah dapat ditelusuri dengan mudah perhitungan mana yang diperlukan koreksi/pemyesuaian perhitungan ulang atas perubahan tersebut.

Bila perhitungan volume ini dihitung oleh banyak personil harus dapat diidentifikasi siapa melakukan perhitungan, pekerjaan apa sesuai gambar/spesifikasi yang mana sehingga saat dikonsolidasi dapat dikompilasi dengan akurat.

8.   Metode Pekerjaan

Merupakan kegiatan perumusan metode pelaksanaan pekerjaan dengan urutan sbb :

1.   Definisi pekerjaan  :

      a.   Penjelasan tentang pekerjaan

      b.   Spesifikasi dan volume pekerjaan

2.   Lokasi

3.   Metode pekerjaan / Cara kerja

      b.   Bagaimana caranya

      c.   Menggunakan alat apa

      d.   Urutan pekerjaan (dimulai sesudah/setelah pekerjaan apa)

4.   Kebutuhan sumber daya

5.   Waktu yang diperlukan

6.   Jadwal pelaksanaan

7.   Hal-hal penting yang harus diketahui / diperhatikan

8.   Gambar-gambar kerja/pelaksanaan

9.   Pekerjaan yang dibuat secara detail metode kerjanya adalah yang memiliki kriteria sbb :

     a.   Pekerjaan yang memiliki bobot besar 80 % sesuai dengan bobot pareto

     b.  Pekerjaan yang masuk lintasan kritis, sesuai hasil network planing

9.   Subkontraktor

Pemilihan pekerjaan yang disubkontraktorkan dilakukan dalam rangka memenuhi kriteria sbb  :

1.   Meningkatkan fokus perusahaan

2.   Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari engineering

3.   Membagi resiko

4.   Sumber daya sendiri dapat dipergunakan untuk kebutuhan lain

5.   Memungkinkan tersedianya dana kapital

6.   Menciptakan dana segar

7.   Mengurangi dan mengendalikan dana operasional

8.   Memperoleh sumberdaya yang tidak dimiliki sendiri

9.   Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan / dikelola

Pemilihan subkontraktor/suplier dilakukan dengan sangat selektif agar tujuan diatas dapat dipenuhi dan pengendalian dokumen terhadap pekerjaan yang dikerjakan oleh pihak ketiga merupakan hal yang sangat perlu diperhatikan, karena kesalahan informasi / dokumen akan membuat kesalahan dalam menentukan asumsi, sumber daya dan harga pekerjaan.

Kegiatan dalam proses procurement pada proses tender meliputi  :

a.   Pekerjaan yang akan disubkontrakkan /renvana pembelian, perencanaan kontrak dan pembayaran.

b.   Pemilian vendor yang akan dinominasikan

c.   Permintaan penawaran

d.   Evaluasi penawaran termasuk lingkup yang sesuai dengan paket pekerjaan

e.   Penentuan vendor yang akan dipilih sehingga dokumen dari vendor yang akan dipakai terdokumentasi dengan baik

10.   Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

Proses yang dibutuhkan untuk mengelola dan memastikan bahwa aktivitas proyek kontruksi yang ditangani dengan benar sebagai bentuk tindakan pencegahan terhadap kemungkinan timbulnya kecelakaan secara ringan (menyebabkan luka-luka ringan atau parah yang masih dapat disembuhkan tanpa cacat) maupun yang berat (menyebabkan cacat atau meninggal dunia) yang akan terjadi baik terhadap karyawan / properti yang ada sehingga dengan demikian proses-proses yang dapat dilakukan adalah :

a.   Perencanaan K3 (Safety Plan)

b.   Penanganan K3

c.   Pelaksanaan administrasi dan pelaporan

11.   Pembuatan Pra Rencana Mutu Proyek

Yang utama dalam kegiatan ini adalah melakukan hal-hal sebagai berikut  :

1.   Memahami spesifikasi setiap pekerjaan dan material yang dipergunakan

2.   Memahami persyaratan mutu yang bersesuaian dengan yang sudah ditetapkan dalam spesifikasi          berkaitan dengan upaya untuk melakukan pemilihan material dan metode yang memenuhi syarat

3.   Dokumen atas persyaratan yang dipilih menjadi dokumen kontrol dan didukung oleh data-data yang dapat dipertanggungjawabkan

12.   Plafon Harga Penawaran

Plafon harga penawaran yang didasarkan pada Owner Estimate (OE) merupakan referensi tetapi tidak menjadi patokan, melainnkan untuk melakukan evaluasi terhadap harga yang dibentuk dari perhitungan RAB dan keuntungan proyek.

13.   Proses Komputer

Merupakan perhitungan dengan menggunakan komputer dan program yang dapat diandalkan penelusurannya sehingga setiap ada perubahan formulanya terkait satu sama lainnya. File perhitungan dapat menjamin mana data / file yang dipakai dan direvisi sehingga mudah ditelusuri bila menggunakan alternatif- alternatif RAP/RAB.

14.   Jaminan Bank, Referensi Bank dan Syarat Administrasinya

Hasil perhitungan RAP/RAB draft dapat dipakai sebagai acuan untuk menentukan besaran jaminan pelaksanaan proyek sebagai administrasi yang harus dipenuhi dan dilampirkan dalam penawaran /bid. Pengurusan jaminan ini harus memenuhi ketentuan bank dan persyaratan dalam administrasi lelang, karena dapat menggugurkan penawaran. Pada saat final penawaran besaran jaminan ini di check kembali apakah sudah sesuai dengan ketentuan / persyaratan lelang yang berlaku.

15.   Perhitungan Markup

Perhitungan markup harus didasarkan pada beban-beban yang harus dipenuhi yang menjadi ketentuan kantor pusat, cabang dan proyek dan termasuk biaoya pemasaran, serta keuntungan bersih yang direncanakan. Markup harus sudah memperhitungkan terhadap resiko kenaikan harga, dan resiko lainnya yang diperhitungkan dalam merespon resiko.

16.   Penyususn, pengecekkan dan Pemasukan Penawaran

Tahapan yang penting dalam penyusunan dokumen penawaran pemenuhan dokumen dan lampiran yang diperlukan dalam setiap dokumen harus mengikuti peraturan yang berlaku dan menjadi persyaratan administrasi. Pengendalian dan kesesuaian dokumen perlu dilakukan dengan adanya bukti pengecekkan berupa check list yang ditandatangani oleh team leader sebagai bukti telah dilakukan control baik isi dokumen dan kelengkapannya.

17.    Laporan Hasil Lelang / Tender

Laporan ini dibuat dalam rangka melakukan evaluasi terhadap hasil tender dan alasan-alasan terukur yang menjadi penyebab dan kegagalan dan serta kekuatan yang menjadi unggulan dalam persaingan, hal ini dapat menjadi pembelajaran pada lelang/tender yang akan datang.

contoh lelang tender